Пишите нам
pravo@expert-centre.ruПишите нам
pravo@expert-centre.ru
Если Ваша компания предполагает, что в скором времени у нее начнется налоговая проверка, у руководства возникнет вопрос: "Как подготовиться к налоговой проверке и успешно её пройти?" При подготовке к налоговой проверке рекомендуем выполнить следующие действия для подстраховки:
1. Проверить всех ключевых контрагентов (по которым наибольший объем закупок). Заранее бывает неизвестно, по каким налогам и за какой период будет проводиться выездная налоговая проверка. Самыми болезненными налогами являются НДС и прибыль. Поэтому во время налоговой проверки инспектор с вероятностью 90 % будет проверять расходы компании.
Определяем ключевых контрагентов-продавцов, по которым Вы учитываете расходы для целей налога на прибыль и берете НДС к вычету. Инспекторов будут интересовать продавцы с наибольшими оборотами. По ним нужно проверить наличие договоров с подписями, допсоглашений, спецификаций, актов и счетов-фактур с подписями и печатями.
Подписи должны быть собственноручными и соответствовать тем лицам, которые занимали руководящие должности у продавцов (проверить по выписке ЕГРЮЛ). Если подписи не совпадают, нужно искать (восстанавливать) доверенности на подписание документов именно этим человеком, который оставил свою подпись от имени продавца.
Можно известить своих контрагентов, что Вы ожидаете налоговую проверку. Им нужно быть готовыми к встречным запросам документов. Встречные документы должны быть идентичными – совпадать по датам, по наименованиям операций, суммам, по месту, по ответственным лицам, печатям и т.д.
2. Проверить ключевых контрагентов на предмет их правоспособности (проверить, не исключены ли они из реестра, сдают ли отчетность, не поменялся ли директор, если ли с ними контакты, сохранилась ли переписка – в электронном и бумажном виде).
Последняя мода налоговых проверок состоит в том, чтобы удостовериться, что с другой стороны контракта были живые люди, реальные сделки и реальные адреса (почтовые и электронные). Поэтому любая переписка приветствуется, даже если это телеграмма с железнодорожной станции о том, что Ваш груз в адрес ключевого контрагента застрял, или промок.
Можно попросить у контрагента копии налоговых деклараций с отметкой налоговой инспекции, копии бухгалтерского баланса с отметкой налогового органа, копию штатного расписания и копию договора аренды склада или документов на основные средства. Например, если компания выполняет для Вас перевозки, уместно попросить документы на машины.
Любая дополнительная информация о контрагенте, которая подтверждает его активы, договорные отношения, своевременное выполнение налоговых обязательств и т.д. будет зачтена в Вашу пользу.
3. Проверить свои корпоративные документы: есть все учредительные документы, есть ли решения, протоколы и т.д., не истекли ли полномочия директора и лиц, имеющих право подписи. При необходимости, дополнить их, доделать и т.д.
4. Проверить до налоговой проверки есть ли в наличии трудовые документы: трудовые договоры, правила трудового распорядка, положение о выплате премий (если они выплачиваются), договоры о материальной ответственности и пр.
Если налоговая проверка еще не начата, есть еще достаточно времени, чтобы восполнить все пробелы, которые образовались от нехватки времени, или из-за отсутствия отдела кадров.
5. Понять, какие проверки проводились в отношении компании за последние год-полтора. Например, если полгода назад была проверка ПФР, и выявила какие-то нарушения, логично, что эти же нарушения будут под пристальным вниманием налоговых органов.
6. Навести порядок в офисе. Выездная налоговая проверка обычно проводится в офисе налогоплательщика. Но мода последних лет – проводить осмотр помещений налогоплательщика. Если случай особо тяжелый – может производиться выемка документов, компьютеров и т.д.
Поэтому рекомендуем до начала налоговой проверки просмотреть, какие документы есть в офисе, удалить, вынести документы, касающиеся других кампаний. Удалить архивные и сомнительные документы, которые не относятся к непосредственной деятельности компании.
Вычистить компьютеры: проверить на наличие компрометирующей информации, удалить такую информацию и архивные файлы, удалить личную информацию работников.
Компрометирующей может стать даже простая информация о давних контрагентах, с которыми давно нет деловых контактов, но которые потом стали негативно вести свою деятельность. По мнению инспекторов, негативная деятельность может выражаться в частой смене юридического адреса, в предоставлении недостоверной информации о генеральном директоре…
Поэтому безопаснее будет не вызывать интереса проверяющих инспекторов подозрительными контактами.
Проверьте рабочие столы работников на предмет всяческих записок, напоминалок, непонятных телефонов и т.д.
Например, в судебной практике было возбуждено уголовное дело в отношении главного бухгалтера при проведении налоговой проверки только по одной записке, в которой она записала, что нужно проверить поступление денег на счет и отдать деньги Иван Иванычу. С учетом других обстоятельств эту записку посчитали подтверждением обналичивания денег.
7. Выделить проверяющим налоговым инспекторам отдельное помещение. Туда по необходимости будут доставлять документы. В этом помещении должны быть розетки, бумага, чайник, кулер и все что нужно для работы.
8. Подготовить инструкцию для персонала и уведомить весь персонал о порядке работы во время проведения налоговой проверки.
Основные положения инструкции:
Назначить ответственное лицо от компании, которое будет курировать важные вопросы во время налоговой проверки;
выделить одного работника бухгалтерии, который будет общаться с инспекторами налоговой;
запретить всем остальным работникам общаться с инспекторами. Самые компрометирующие сведения получаются в курилках, туалетах и столовых. Причем часто такая информация – мнимая, работникам видится то, чего реально нет. Но интерпретация бывает разной, и компании очень сложно переубедить инспекторов, что работник «додумал» ситуацию, и она не соответствует реальности;
при возникновении затруднения у работника бухгалтерии, или появлении вопроса, выходящего за рамки компетенции ответственного лица, последний должен немедленно уведомить руководителя;
при получении работниками повестки о вызове на допрос, немедленно сообщить об этом руководству. Без согласования с руководством желательно не встречаться, не обсуждать, не давать пояснений налоговым инспекторам. Мы миллион раз сталкивались с ситуацией, когда, например, работники склада полагали, что бухгалтерия занимается нелегальным обналичиванием денег. Такие выводы сделаны после того, как, например, работник дважды увидел бухгалтера за пересчетом денег. А это бухгалтер привез из банка аванс для выплаты зарплаты (получается дважды в месяц) и т.д.;
запретить работникам обсуждать вопросы зарплаты: какого числа выдается, как перечисляется, какой размер, какая зарплата в соседнем отделе, когда выплачивают премию, в каком размере, за какие праздники платят, есть ли сверурочные и т.д.
Налоговые инспекторы хорошие психологи, поэтому любое случайно оброненное слово может повлечь за собой «докрутку».
9. В практике нередкие случаи, когда работники, и даже генеральные директора, при всей их опытности и сообразительности, оговаривают себя. Всегда работники пытаются представить себя и компанию в лучшем свете, и из добрых побуждений топят компанию с потрохами.
Чтобы избежать этого, постарайтесь найти налогового юриста или адвоката, который будет хотя бы минимально консультировать в процедуре проверки.
Хорошо бы найти юриста (адвоката) заранее, по рекомендациям, и встретиться с некоторыми из них лично, обсудить возможные варианты взаимодействия, чтобы потом в срочном порядке не метаться по сайтам.
10. Нужно быть готовым, что во время проведения выездной налоговой проверки любые разговоры могут гласно и негласно записываться. Сейчас нет недостатка в записывающих гаджетах. Поэтому любой невинный разговор можно записать. В своих высказываниях всем работникам нужно быть максимально корректными и дипломатичными. То, что озвучивается в курилках и столовых, должно быть настолько безобидным, как будто это высказывание должно быть напечатано в ведущих СМИ и не должно оскорбить никого.
11. Мы никогда не рекомендуем своим клиентам «договариваться» с налоговой инспекцией. Свою принципиальную позицию нужно обозначить с самого начала проверки. Понятно, что налоговая проверка – не самое веселое времяпрепровождение. Но если проверка назначена, ее не избежать. Поэтому рекомендуем стоически отнестись к ее процедуре, и не предпринимать попытки к досрочному окончанию, либо «облегчению» наказаний и штрафов. Такое решение собственникам лучше принять заранее – до начала проверки.
В нашей практике был случай, когда выездные налоговые проверки проводились в веерном порядке по семи конкурирующим компаниям. Только одна из компаний имела мужество находиться в правовом поле и спорить с налоговой инспекцией. Остальные шесть разными способами «решили» свои проблемы (чтобы поскорее закончить проверку, уменьшить штрафы и пр.). Но в долгосрочной перспективе эти шесть компаний были вынуждены уплатить втрое больше штрафов. Компания, которая в спорной ситуации осталась в правовом поле, не была привлечена к ответственности. И оплатила только услуги юриста по защите своих прав. Услуги юриста обошлись в десять раз дешевле, чем доначисленные штрафы.
Стоимость услуг юридического сопровождения налоговой проверки Вы можете узнать по телефону: 8 (495) 911-18-32
Вначале сотрудничества мы готовы заключить договор на тестовый период 2 месяца с ограниченным количеством услуг по специальной цене.
Здесь отображаются последние публикации компании
109147, г. Москва, ул.Марксистская, д.1, корп.1, офис 45
Пн-Пт с 9:30 до 18:00
Электронная почта
pravo@expert-centre.ru